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De l’archivage électronique en entreprise à la sauvegarde de ses données personnelles : quelques principes utiles ! (Partie 2)

    Dans la première partie, nous avons noté beaucoup de points communs entre la sauvegarde de données personnelles et l’archivage de documents électroniques : leur valeur, la nécessité du tri, la pertinence d’un stockage hétérogène, l’intégrité des documents et la recherche d’un fournisseur assurant la réversibilité. Ne nous arrêtons pas en si bon chemin, il existe encore de nombreuses similarités !

    La migration de stockage, la solution à la fragilité des supports

    Dans le cas de copies physiques de données, il faut toujours garder à l’esprit le principe suivant : aucun support physique n’est à 100% garanti contre les pannes matérielles ou la dégradation progressive. En particulier, une étude approfondie de Backblaze (un fournisseur de cloud) montre que la durée de vie médiane d’un disque dur est d’environ 6 ans et 9 mois (https://www.backblaze.com/blog/how-long-do-disk-drives-last/ ; cette durée est prise en compte pendant la durée d’utilisation du disque dur, qui dans un contexte personnel ne tourne généralement pas 24h/24 !).  

    Il est donc judicieux de migrer ses données régulièrement (deux à trois ans) d’un support à un autre. Si vous rencontrez une erreur lors de la migration, vous n’aurez pas à vous inquiéter si vous avez suivi nos conseils et prévu une copie de vos données. Vous pourrez simplement récupérer la copie et poursuivre la migration. Cependant, vous ne pourrez pas profiter des fonctionnalités avancées de certains logiciels d’archivage (comme Arcsys) qui peuvent automatiquement récupérer les données intactes en cas d’échec de migration.

    Appliquer la durée de conservation, utile pour faire des économies ?

    Si la durée de conservation des documents est un facteur essentiel pour économiser l’espace de stockage dans une entreprise (garder des millions de fichiers PDF pendant 15 ans au lieu de 10 pourrait coûter cher), son intérêt pour un particulier peut être remis en question. En effet, il semble peu probable qu’à titre personnel, on dispose d’un volume de documents administratifs comparable à celui des photos et des vidéos (nous avons cherché des statistiques sur le volume moyen de documents personnels gardés par un utilisateur, mais n’avons pas trouvé d’études sur le sujet. Si vous en connaissez, n’hésitez pas à les mentionner en commentaire).

    C’est sans doute pour cette raison que les coffres-forts numériques grand public ne proposent pas de prise en compte des durées de conservation par type de documents.

    On peut noter que ce raisonnement n’est pas du tout le même pour les documents papier. Toute personne ayant plus de vingt ans de documents administratifs stockés dans des chemises et des classeurs, s’entassant dans des armoires et des placards, comprend parfaitement ce propos. C’est là que les tableaux disponibles sur Internet (par exemple, la liste établie sur https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134) peuvent être très utiles !

    Métadonnées et plan de classement

    Est-il toujours utile de positionner des métadonnées sur un document à l’ère du texte intégral ? Oui, pour l’archivage : en effet, même si les résultats de recherche sont excellents, le grand volume de documents peut générer beaucoup de résultats pour chaque recherche. Mais positionner des métadonnées est surtout viable dans une approche en lots et automatisée. Qui prendra le temps de saisir la date et le compte concerné pour chaque relevé bancaire ?

    En revanche, comme M. Jourdain, nous utilisons tous un plan de classement sans le savoir en créant une hiérarchie de répertoires dans lesquels nous enregistrons nos documents. Cette hiérarchie peut être conservée dans les différentes sauvegardes. Par exemple, on recommande souvent des dossiers tels que : Assurance, Energie, Factures, Famille, Finances, Logement, Santé, Vie professionnelle, Véhicules. Le deuxième niveau sera généralement les années (ce qui permet éventuellement de supprimer les documents dont la durée de conservation est dépassée) ou un critère plus fonctionnel (pour les véhicules, le véhicule concerné…).

    Le choix des formats

    Il est important de veiller à la pérennité du format des documents lorsque l’on fait des sauvegardes. Sinon, vous risquez de ne plus pouvoir accéder à vos données à l’avenir si le format dans lequel elles sont enregistrées n’est plus pris en charge par les logiciels et les systèmes d’exploitation. On peut citer deux exemples de formats obsolètes qui pourraient vous poser problème dans quelques années :

    • Le format Microsoft Works pour des documents bureautiques : ce logiciel était très populaire jusqu’aux années 2000, mais a été abandonné par Microsoft en 2009 ;
    • Le format RealPlayer, qui était un lecteur multimédia très populaire dans les années 90.

    Des convertisseurs pour ces formats vers des formats plus répandus (comme DOCX, ODT ou PDF pour la bureautique, MP3 ou MP4 pour les fichiers multimédias) existent actuellement, mais il est impossible de savoir si cela toujours le cas dans vingt ans.  

    Alors, partez à la chasse de vos fichiers dans ces formats obsolètes et convertissez-les maintenant pour éviter les problèmes à l’avenir !

    Une stratégie à élaborer !

    Pour finir cette série d’articles, on peut évoquer l’intérêt d’élaborer une stratégie même rudimentaire de sauvegarde de ses documents, et de la mettre en œuvre avec rigueur (en consignant dans un tableau, par exemple, les dates de sauvegarde…). Nous nous sommes prêtés au jeu et vous proposons ici un exemple que nous suivons à titre personnel. A vous d’adapter cette stratégie à vos propres besoins et préférences !

    Mikaël Mechoulam