Dans les entreprises, de nombreux documents doivent être répertoriés, conservés et classés sur de longues périodes afin de garantir le respect des obligations réglementaires, mais aussi de prouver la bonne foi et l’application de bonnes pratiques, que ce soit vis-à-vis de l’administration, d’un client ou d’un fournisseur. Ces documents sont généralement désignés sous le terme de « Documents engageants ».
La solution d’archivage à valeur probatoire Arcsys garantit, tout au long du cycle de vie d’un document engageant, son classement, son intégrité, sa traçabilité et son authenticité. Ces caractéristiques assurent que le document peut être présenté comme un original, pleinement opposable et juridiquement irréfutable. Grâce à ses fonctionnalités avancées, Arcsys permet aux entreprises de répondre aux exigences légales et de renforcer la confiance dans leurs documents numériques.
Classement
Arcsys permet de structurer de manière logique et hiérarchique tous les documents produits ou reçus par les entreprises dans le cadre de leurs activités. Cela garantit non seulement l’efficacité de la recherche, mais aussi une gestion optimale des droits d’accès et la mise en place de règles de gestion adaptées.
Gestion des accès
Chaque utilisateur dispose, selon ses droits, d’un accès spécifique aux différentes catégories de documents, assurant ainsi un contrôle précis et sécurisé de l’information.
Classes de service
Sur le plan de la gestion, chaque document est classé dans une catégorie (ou classe) qui lui attribue automatiquement des règles spécifiques concernant sa durée de conservation, ses performances, son stockage, sa disponibilité, sa destruction, son indexation, ainsi que les contrôles nécessaires.
Valeur probatoire
La valeur probatoire est intégrée au niveau des classes de service, permettant de définir des niveaux spécifiques de signature et d’horodatage pour chaque type de document. L’imputabilité et la traçabilité sont des pratiques systématiquement appliquées.
Preuve
Arcsys gère un dossier de preuve pour chaque document, permettant ainsi de prendre connaissance, a posteriori, de tous les événements détaillés survenus au cours du cycle de vie du document et d’établir de manière irréfutable son authenticité en tant qu’original.
Records Management
La gestion des documents engageants, ou Records Management, assure une gouvernance rigoureuse des informations essentielles de l’entreprise. Avec Arcsys, chaque document bénéficie d’une gestion optimisée, de sa création jusqu’à sa destruction, garantissant ainsi la conformité et la sécurité des informations tout au long de leur cycle de vie.