Préservation Numérique

Enjeux et défis

Les technologies numériques, omniprésentes et en constante évolution, sont essentielles à de nombreux secteurs, notamment l’industrie, la recherche, le droit et la médecine. Cependant, les objets numériques restent fragiles face à la perte de contenus ou de contextes. Leur préservation est cruciale pour protéger les investissements, exploiter leur potentiel et transmettre ces opportunités aux générations actuelles et futures.

Leur fragilité réside dans leur dépendance à des technologies en constante mutation, ce qui pose des défis de durabilité et d’interopérabilité. La préservation numérique doit anticiper ces évolutions et s’adapter aux changements rapides des outils et des plateformes.

Menaces sur les objets numériques

La préservation des objets numériques est essentielle pour garantir leur intégrité, leur sens et leur accessibilité. Cependant, elle est confrontée à des menaces permanentes :

Conserver les données

La préservation des fichiers numériques repose sur la conservation intacte des flux de bytes qui les composent, malgré diverses menaces : détérioration ou obsolescence des supports, perte accidentelle, abandon, ou destruction malveillante. Pour garantir leur pérennité, il est essentiel de maintenir un processus systématique impliquant le contrôle et l’actualisation des supports, la redondance des fichiers, la vérification régulière de l’intégrité grâce à des empreintes numériques, ainsi qu’une gestion rigoureuse des emplacements et des responsabilités liées à leur stockage.

Arcsys pilote et surveille le contenu des supports de manière à prévenir toute altération.

Dégradation des supports de stockage

Les technologies de stockage informatique ont une durée de vie limitée, généralement de 3 à 5 ans, rendant les solutions rapidement obsolètes. Cela nécessite une migration régulière pour préserver les objets numériques. La solution consiste à transférer les données vers un nouveau système de stockage, sans modifier les objets numériques eux-mêmes, mais en changeant leur support.

La migration constitue une tâche lourde pour les exploitants. Arcsys facilite ce processus en l’automatisant intégralement, en assurant sa traçabilité et en effectuant les vérifications d’intégrité essentielles.

Conserver le sens des données

Les formats évoluent au fil des améliorations apportées par les développeurs pour intégrer de nouvelles fonctionnalités. Lorsque les logiciels ne prévoient pas de rétrocompatibilité́ avec les anciens formats de fichiers, les données peuvent devenir inutilisables. Les formats commerciaux aussi bien que les formats Open Source sont vulnérables à l’obsolescence.

La prolifération des formats de fichiers pose un problème aussi important que leur obsolescence. L’absence de normalisation peut entraîner une multitude de formats et de versions, comme différentes variantes de PDF, Word ou images. Ce problème est amplifié dans les domaines développant rapidement des formats sur mesure. La gestion et le suivi de ces formats, ainsi que des outils nécessaires à leur utilisation, représentent un défi significatif.

Si les formats courants sont généralement moins menacés, les formats moins utilisés dépendent souvent de logiciels qui peuvent ne plus être maintenus. La planification de la préservation peut inclure la migration des fichiers, l’émulation de logiciels anciens ou l’utilisation d’alternatives.

Arcsys permet une surveillance des formats utilisés, une limitation quant aux formats acceptables et des chemins de migration de format tout en garantissant la valeur probatoire des documents.

Maintenir la confiance dans les données

Les documents numériques, instables et facilement modifiables, nécessitent des mesures rigoureuses pour garantir leur authenticité et leur intégrité dans le temps. Cela inclut le suivi de leur cycle de vie, la traçabilité des interactions, et l’établissement de liens avec les processus métier de l’entité créatrice. Différents secteurs, tels que la recherche, la justice ou l’administration, ont des exigences spécifiques pour assurer la fiabilité des documents numériques. Des techniques comme les journaux d’audit et les empreintes numériques permettent de vérifier l’intégrité des fichiers. La confiance des utilisateurs repose sur la fiabilité de l’organisme de préservation, nécessitant des pratiques de haute qualité validées par audits et certifications.

Arcsys met en œuvre des moyens cryptographiques et des fichiers de preuve pour assurer que l’intégrité est perpétuellement conservée.

Préserver le contexte et les dépendances

La signification des informations numériques peut dépendre d’informations supplémentaires qui peuvent avoir été implicites dans le contexte où elles ont été créées, et sont moins claires ultérieurement                           

La compréhension des données, de leur utilisation, de leurs dépendances et de leur contexte permettra de les capturer pour les conserver de manière appropriée et de les documenter de manière suffisamment explicite pour que le contenu intellectuel puisse être conservé et compris à l’avenir

Arcsys permet de documenter les dépendances au travers de liens et de métadonnées.