Les systèmes de gestion de contenu (ou systèmes applicatifs en général) sont principalement conçus pour gérer des documents dynamiques, en constante évolution, plutôt que des données statiques à long terme.
Voici quelques raisons de ne pas utiliser ces systèmes pour l’archivage :
- Coût élevé pour des données statiques : Les systèmes applicatifs peuvent être onéreux, car ils incluent des fonctionnalités avancées telles que la gestion de versions, la collaboration en temps réel, et le suivi des modifications. Ces fonctionnalités sont superflues pour des documents statiques qui n’évoluent plus au fil du temps.
- Pollution des systèmes par des données archivées : L’archivage de données statiques dans un tel système engendre une surcharge de données, réduisant ainsi les performances du système et compliquant la gestion des documents actifs et archivés. Cela peut rendre l’accès aux informations pertinentes plus lent et augmenter la charge administrative.
- Authenticité des documents : Les systèmes traditionnels manquent souvent de mécanismes garantissant l’intégrité et l’authenticité des documents archivés. Pour assurer l’authenticité, des solutions telles que les signatures électroniques, les horodatages et de traçabilité doivent être envisagées.
Nos connecteurs
Nos connecteurs permettent d’intégrer la plateforme Arcsys avec d’autres systèmes d’entreprise tels que des systèmes de gestion électronique de documents (GED) mais aussi des portails d’entreprise, des solutions CRM ou des ERP.
Les avantages d’Arcsys, tels que la réduction des coûts de gestion et l’accès sécurisé aux documents archivés, sont pleinement intégrés aux applications métiers, tout en garantissant la conformité et la gestion de la valeur probatoire des documents. Cela permet aux organisations d’optimiser la gestion de leurs informations, en assurant à la fois une accessibilité améliorée et une traçabilité renforcée des documents archivés, même lorsqu’ils sont stockés dans des systèmes tiers.
Performances et volumétrie
L’archivage était auparavant conçu comme un système secondaire, destiné à alléger les systèmes utilisés par un grand nombre d’utilisateurs actifs. Cependant, les besoins ont évolué.
Arcsys peut désormais supporter des charges importantes lors de la consultation de volumes de plus en plus grands. L’écart de performance entre la GED et l’archivage a été comblé, permettant ainsi de répondre aux deux besoins sans avoir à recourir à deux logiciels distincts.
Valeur probatoire étendue
Toutes les archives transmises via les connecteurs applicatifs bénéficient des fonctionnalités d’Arcsys et notamment de la valeur probatoire.
Gestion à coût réduit
Le coût unitaire de gestion d’un document par Arcsys est d’une fraction d’euro, bien inférieur aux coûts sur des systèmes tels que des GED.
Étant donné que Arcsys peut gérer des centaines de millions d’archives et les restituer en une fraction de seconde à un coût très faible, certaines entreprises utilisent notre logiciel comme entrepôt d’archivage centralisé de Records Management et y connectent directement des portails grand public, des centres d’appels ou des conseillers clientèle.