Solution de Records Management et de Gouvernance

Le logiciel Arcsys assure la gouvernance documentaire des organisations en garantissant une conservation adéquate des documents, conforme aux exigences légales et réglementaires, tout en assurant leur accessibilité et leur fiabilité.

Arcsys s’intègre de manière transversale dans l’organisation et joue un rôle clé dans l’archivage à long terme des documents à valeur légale, fiscale, comptable ou historique, en répondant à des exigences strictes de conservation et de preuve.

Gestion du Cycle de vie des Documents

Arcsys permet de mettre en oeuvre des processus structurés pour assurer une gestion optimale du cycle de vie de chaque flux entrant dans le système. Il garantit le respect des règles définies par le Record Manager, en alignement avec les exigences de l’entreprise, depuis la création du document jusqu’à sa destruction.

Classification et indexation des documents

Arcsys prend en charge une grande diversité d’éléments, qu’il s’agisse de documents, de répertoires ou de données, sans restriction liée à leur format, leur taille ou leur structure.

Le logiciel applique différents niveaux d’indexation, paramétrables selon les besoins, afin de classifier et faciliter la recherche des documents :

• Métadonnées personnalisées : Illimitées en nombre et en types, elles permettent d’apposer un étiquetage métier à chaque document pour une recherche optimale.
• Indexation « pertinente » reposant sur le machine learning : Consiste à identifier les mots et expressions les plus significatifs d’un document au sein d’un corpus documentaire.
• Indexation plein texte : Permet une recherche exhaustive sur le contenu des documents.
• Métadonnées techniques : Informations telles que taille, format, empreintes numériques, utilisées pour la gestion, le contrôle et la pérennisation des documents.

Arcsys intègre également, à différentes étapes du cycle de vie documentaire, des points d’entrée permettant l’appel de modules externes. Il est ainsi possible d’intégrer des outils de Lecture Automatique de Documents (LAD), d’analyse documentaire ou d’Intelligence Artificielle afin de contrôler, classifier, indexer et enrichir les documents selon des besoins spécifiques.

Durée de conservation

Arcsys permet de définir et de gérer un nombre illimité de Politiques de conservation adaptées aux besoins de l’organisation.

Ces politiques reposent sur plusieurs critères, tels que la date de début de conservation, la durée de conservation, le sort final des documents ainsi que la gestion d’événements déclencheurs.

Grâce à cette flexibilité, Arcsys garantit le respect des obligations légales et des règles métier en matière de conservation documentaire.

Stockage et disponibilité

Le stockage des documents soulève des enjeux fondamentaux pour un système de Records Management :

• Pour l’utilisateur final : garantir une disponibilité optimale et une fiabilité totale des données.
• Pour les exploitants : assurer la sauvegarde, la performance, ainsi que la mise en place d’un Plan de Continuité d’Activité (PCA) et d’un Plan de Reprise d’Activité (PRA), tout en anticipant les migrations.

Arcsys répond à ces exigences grâce à une infrastructure robuste et évolutive :

• Architecture multi-sites et multi-composants assurant une disponibilité continue, même en cas de défaillance d’un élément.
• Contrôle d’intégrité unitaire des documents, site par site, garantissant la fiabilité absolue des données stockées.
• Migration automatisée des supports avec contrôle d’intégrité et traçabilité pour une conservation à long terme sans risque.
• Gestion hybride des supports de stockage, permettant un équilibre optimal entre performance et coût.

Destruction des documents

Les Politiques de conservation d’Arcsys permettent de planifier et gérer la suppression des documents en fin de cycle, avec la possibilité d’intégrer une validation par une autorité de gestion avant leur destruction.

Arcsys garantit une conservation conforme aux délais réglementaires et aux normes en vigueur, assurant ainsi une gestion documentaire sécurisée et maîtrisée.

Recherche et Accès Rapide

Arcsys offre des interfaces graphiques entièrement personnalisables pour répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs. Parmi les fonctionnalités principales, on trouve :

• Hautes performances : L’architecture évolutive du produit garantit des performances inégalées.
• Navigation et recherche : Les arborescences permettent d’explorer le stock d’archives, de rechercher des documents via leurs métadonnées ou en plein texte. Les résultats de recherche peuvent être exportés.
• Opérations groupées : Une fonction de panier simplifie l’exécution d’opérations collectives telles que la sélection, l’exportation, le téléchargement et la suppression.
• Visualisation intégrée : Un visualiseur intégré permet d’afficher, lire ou d’écouter directement les contenus sans nécessiter de téléchargement.
• Conception “responsive” : Conçu pour offrir une expérience utilisateur optimale sur PC, tablette et smartphone.

Conformité

La conformité joue un rôle crucial pour prévenir les risques juridiques, préserver la réputation de l’entreprise et assurer son fonctionnement optimal dans un cadre réglementaire complexe. Arcsys offre des capacités avancées de paramétrage, permettant de mettre en œuvre efficacement des règles adaptées à la conformité sectorielle ou interne.

Concernant les exigences réglementaires, Arcsys répond aux obligations des normes applicables, telles que le RGPD, l’ISO 15489, l’ISO 14721, l’eIDAS V2 ou encore la NF Z42-013, garantissant une conformité rigoureuse aux standards en vigueur.

La solution garantit la valeur probatoire des documents conformément aux textes de droit en vigueur en Europe communautaire.

De plus, Arcsys assure une traçabilité complète de toutes les activités réalisées sur le système, accompagnée d’une auditabilité totale, offrant ainsi une transparence et une sécurité accrues pour le respect des obligations légales et organisationnelles.

Archivage Électronique et Pérennisation

Les documents sont généralement figés une fois validés afin de préserver leur intégrité et leur authenticité. Cependant, Arcsys offre la possibilité de gérer différentes versions d’un même document.

Pour répondre aux besoins de conservation à très long terme, Arcsys intègre des fonctionnalités d’identification, de validation de formats et, si nécessaire, de conversion.

Intégration et Interopérabilité

Arcsys propose des API robustes et des connecteurs dédiés permettant une communication fluide avec les systèmes métiers en place.

La solution est conçue pour fonctionner dans différents environnements (On Premise, Cloud, Hybride), garantissant ainsi une flexibilité maximale pour répondre aux contraintes et aux stratégies des entreprises.