Des évolutions récentes dans les législations de plusieurs pays de l’Union Européenne permettent maintenant d’envisager la dématérialisation des documents papier sous une forme numérique sans que la notion de « copie fidèle » soit aliénée.
La France a rejoint quelques pays précurseurs dans lesquels la notion de valeur probatoire est portée par la copie numérique de la même façon qu’elle était portée naguère exclusivement par l’original papier.
Transition numérique
Il s’agit de toute évidence d’une évolution majeure qui va enfin permettre la transition numérique, la réduction progressive des volumétries d’archivage papier conservées par les entreprises et, dans de nombreux cas, la destruction des originaux papiers, désormais remplacés par des versions numériques conformes.
Uniformisation en Europe
Les procédés exacts de reproduction ne font pas l’objet d’une harmonisation au niveau européen, faute de règlement spécifique en la matière. Chaque pays établit ses propres règles à travers des textes nationaux, ce qui entraîne une diversité des pratiques. En conséquence, les processus de dématérialisation ne peuvent pas être directement transposés d’un pays à un autre, nécessitant des adaptations en fonction des cadres réglementaires locaux.
Les dispositions requises
Selon le décret d’application en France, la création d’une copie fidèle repose sur plusieurs exigences essentielles :
- Traçabilité et intégrité : La numérisation doit être tracée et son intégrité démontrée tout au long de la durée de conservation.
- Empreintes numériques : La fidélité de la copie doit être garantie par un procédé d’empreintes numériques permettant de prouver son authenticité.
- Inaltérabilité de l’information : Le système de conservation doit empêcher toute modification ou altération des données archivées.
La norme française NF Z42-026
La norme NF Z42-026 peut servir de guide méthodologique pour la création de copies fidèles. Toutefois, il est essentiel de toujours vérifier la fiabilité de votre approche avant de prendre la décision irréversible de détruire les documents papier. Une validation rigoureuse des processus et des exigences réglementaires en vigueur garantira la conformité et l’intégrité des copies numériques.
Certification NF 544 et bonnes pratiques de numérisation
Dans le cadre des pratiques de numérisation, la certification NF 544 garantit le respect des bonnes pratiques et la conformité à la norme NF Z42-026. Avec ses fonctionnalités avancées et sa conception alignée sur les standards, le logiciel Arcsys offre une base robuste pour assurer une conservation fiable des documents numériques. Sa capacité à répondre aux exigences techniques et réglementaires en fait un atout majeur pour viser l’obtention de cette certification et renforcer la valeur probante des copies numériques.
Textes applicables
- France: Article 1379 du Code Civil, décret n°1673 du 5 décembre 2016, norme NF Z42-026
- Belgique: Article 1334 du Code Civil et loi du 26 juillet 2016
- Luxembourg: Loi du 25 juillet 2015