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De l’archivage électronique en entreprise à la sauvegarde de ses données personnelles : quelques principes utiles !

    Première partie

    On ne le répètera jamais assez, sauvegarde et archivage, ce n’est pas la même chose. Et il peut apparaître saugrenu de comparer l’archivage à valeur légale qui doit être réalisé par une entreprise sur des documents comptables, avec la sauvegarde de ses photos et vidéos familiales. Pourtant, mon expérience, à titre professionnel sur le premier domaine, et à titre personnel sur le deuxième, m’a apporté quelques enseignements sur certains points de convergence, que j’aimerais partager dans une série d’articles.

    Archiver des documents importants… avec moins de moyens !

    De la même façon qu’une entreprise a des documents à valeur légale qui sont judiciairement plus importants que d’autres, et dont la perte peut avoir des conséquences économiques, chacun à titre personnel possède des documents qu’il juge importants :

    • De façon proche d’une entreprise, à titre administratif (fiches d’impôts, diplômes, bulletins de salaire) ;
    • Mais aussi à titre émotionnel : photos et vidéos. Rassembler patiemment des photos familiales pendant les années pour les transmettre à sa descendance, et soudainement les voir disparaître à cause d’un crash de disque dur, serait vécu comme une catastrophe par beaucoup.

    Il est intéressant d’ailleurs de noter que souvent, dans le cadre de structures familiales, une personne du foyer s’occupe non seulement de ses propres documents, mais aussi de ceux de sa famille : il y a donc une délégation de responsabilité, comme une entreprise avec son service d’archivage !

    Ces raisons doivent amener chacun à prendre un moment pour mettre en place une « stratégie » de sauvegarde cohérente, à l’image d’une stratégie d’archivage, et réfléchir au budget maximal à y engager. 5 € / mois ? 20 € / mois ? En fonction de ce budget, les choix envisageables ne seront pas les mêmes et il faudra faire des concessions.

    Avant d’archiver, il faut trier !

    La première étape réside dans le choix des documents à sauvegarder :

    • Tout d’abord, leur nature. On pense en premier lieu à ses photos et vidéos, aux documents administratifs et à ses fichiers bureautiques, mais on oublie parfois des éléments qu’on sera heureux de retrouver plus tard : mails, SMS, favoris de navigateurs, messages vocaux de ses proches, souvenirs papiers. Un conseil, écrivez noir sur blanc la liste de toutes les catégories que vous souhaitez garder. Cette liste vous servira ensuite à suivre leur statut de sauvegarde.
    • Ensuite, la sélection à proprement parler des documents concernés. Garder « trop » de documents a de multiples inconvénients, auxquels on ne pense pas forcément. Le plus évident est la volumétrie importante qui va se répercuter sur le prix de stockage et sur la durée de sauvegarde, sans parler du coût écologique ! Mais on peut aussi remarquer qu’une trop grande masse de documents conservés « noiera » les documents importants (ceux que vous souhaiteriez que vos descendants remarquent, par exemple) parmi les autres.

    Mais quels critères peuvent nous guider à ne pas garder des documents ? On peut citer :

    • Le document n’est pas personnel et a une copie publique en ligne (manuel d’utilisation, recette de cuisine, vidéo…). Sur les photos, par exemple, pensez-vous réellement que cette photo de la tour Eiffel ou d’une colline de l’Ardèche intéressera vos petits-enfants ? Attention néanmoins, un document en ligne peut ne pas le rester éternellement. Si vous estimez que la valeur du document est essentielle à vos yeux, la sauvegarde peut se justifier.
    • Le document est un brouillon ou une copie de travail d’un autre. Ne gardez que la version finale !
    • Le document est de mauvaise qualité (photo un peu floue, vidéo de basse résolution). C’est un critère d’élimination. Cet article https://digital-photography-school.com/taking-out-the-garbage-7-tips-for-choosing-your-best-photos-fast/ est très instructif sur la sélection de photos. 

    Choix du stockage : du local au cloud

    Autre sujet de convergence, le choix du nombre et de la nature des copies des données, qui sont un des sujets majeurs lorsqu’on élabore une politique de stockage.

    La règle la plus connue est la règle « 3-2-1 » formulée par le photographe Peter Krogh : 3 copies sur 2 media différents dont 1 « hors site ».  Les 3 copies incluant la version originale, comme par exemple les photos prise sur un smartphone.

    Le hors site est crucial. En effet, on sait qu’une copie, si elle est conservée sur le même site physique que les données d’origine, n’est guère sûre : un incendie, une inondation… et votre sauvegarde ne sera guère utile. Avoir une copie sur un disque dur ou une clé USB régulièrement apportée chez une autre personne de sa famille, par exemple, peut être une bonne solution (à condition que cette personne la stocke dans de bonnes conditions !).

    Une autre solution qui nous semble idéale et d’avoir une hétérogénéité cloud/physique. Une faille majeure de votre fournisseur cloud ? Votre copie disque reste intacte. Inversement, votre ordinateur portable est volé ? Pas de problème, le cloud prend le relais.

    Si on souhaite plus précisément se représenter le bénéfice du nombre de copies, un simple calcul mathématique suffit à se rassurer (voir par exemple « Probability and Statistics for Computer Scientists », Michael Baron https://tinyurl.com/ye23tt6b: si un disque dur a un risque de 1% de perte de données, et qu’il a deux copies chacune à 2% de perte, la probabilité que les données ne soient pas perdues est de 1-0.01*0.0.2*0.02 soit 99,9996 % contre « seulement » 99 % avec un seul disque dur).

    Attention à l’intégrité !

    Au cœur de l’archivage se situe le thème de l’intégrité de ses données, c’est-à-dire leur conservation dans leurs exactes caractéristiques d’origine, à l’octet près.

    A cette fin, le choix d’un coffre-fort numérique pour y envoyer ses documents est une bonne idée. Là, pas de souci d’intégrité : le fournisseur est garant de la conservation intègre des fichiers. En revanche, soyons réalistes : utiliser un coffre-fort numérique pour y stocker des centaines de gigaoctets de photos et de vidéos est en 2023, à moins d’être très fortuné, une solution difficilement envisageable pour un particulier.

    Les fournisseurs de stockage cloud offrent parfois des outils de tri et de manipulation si confortables qu’on peut être tenté de s’en servir comme dépôt primaire de ses données. Si on prend l’exemple des photos, Google Photos devient ainsi un outil de plus en plus puissant pour les manipuler, les trier, les classer dans des albums…D’autres fournisseurs sont plus « basiques » et fournissent simplement du stockage cloud peu onéreux (AWS…).

    Mais ces espaces cloud ne sont pas des coffres : ils ne fournissent aucune garantie sur la dégradation des fichiers. Sur les photos, on sait souvent que par défaut, votre téléphone Android va envoyer des photos « dégradées » sur votre espace Google Photos, pour ne pas consommer trop de place. Google conseille de façon sibylline sur sa page «Cette option est recommandée pour les photos de plus de 16 Mpx et les vidéos dont le format est supérieur à 1080p. » Quel smartphone en 2023, produit des photos de moins de 16 Mpx ?…

    Pour revenir au sujet du coût, force est de constater qu’à part proposer des prix variables suivant la volumétrie, les fournisseurs n’aident pas particulièrement le particulier à projeter le prix de son abonnement en fonction de son activité et de son matériel (un changement de smartphone pouvant engendrer une résolution beaucoup plus élevée de photos et donc une explosion du coût !).

    La réversibilité : ne pas s’emprisonner chez un fournisseur

    Qu’on utilise un coffre-fort numérique ou un simple stockage cloud, se pose de façon cruciale la question de la réversibilité, surtout si on veut appliquer le principe donné précédemment de sauvegarde physique sur un disque dur : pouvez-vous récupérer vos données cloud d’un simple clic ? Cela peut paraître évident, mais les fournisseurs semblent volontairement mettre des bâtons dans les roues pour cela (sans aucun doute pour « enfermer » leurs clients dans leur système). Avant de choisir un fournisseur, il faut toujours inspecter les mesures de réversibilité qu’il implémente.

    Ainsi, pour poursuivre l’exemple de Google, son outil de « récupération massive » Google Takeout est, de notoriété publique (https://tinyurl.com/3b624txn), très peu pratique d’emploi (et on se résoudra rapidement à une sauvegarde complète ; avoir une connexion à très haut débit est fortement recommandé ! ). Néanmoins, on peut en revanche souligner que le format de récupération est simple et exploitable (des dossiers avec des fichiers de métadonnées et les données « brutes »).

    A suivre…

    Dans le prochain article, nous nous intéresserons à d’autres aspects essentiels qu’il faut aussi prendre en compte : la migration de stockage, la durée de conservation, l’importance des métadonnées et la pérennité des formats.

    N’hésitez pas d’ici là à donner votre avis sur les suggestions présentées dans cet article !

    Mikaël Mechoulam