Les QR Code dans l’archivage électronique de documents

Les QR Code font partie de notre quotidien depuis de nombreuses années. L’ère pandémique leur a donné une plus grande visibilité encore, qu’ils permettent de visualiser le menu d’un restaurant sur son téléphone ou d’attester notre statut de vaccination grâce au passe sanitaire.

Un échange visuel d’information

Leur enjeu principal est d’échanger visuellement une information entre un émetteur et un récepteur : le QR Code, qu’il soit apposé sur un document « papier » ou présenté sur l’écran d’un smartphone, est capturé par la caméra d’un dispositif (souvent, un smartphone) et, décodé, permet d’obtenir un lien vers un document ou donner de façon sécurisée le statut vaccinal d’un individu.

L’archivage électronique de document se retrouve justement fréquemment au carrefour entre des documents physiques et numériques. Il est donc judicieux de se demander quel usage on peut faire des QR Code dans ce domaine.

Mais avant cela, il n’est pas inutile de cerner un peu mieux le sujet.

Des code-barres aux QR Code

Les QR Code sont dans la lignée des code-barres que nous connaissons tous dans la grande distribution. Ces code-barres usuels, dont l’origine remonte aux années 50, ont rapidement conquis le monde par leurs nombreux avantages : le fait qu’ils évitent une saisie manuelle (et l’erreur humaine associée), l’efficacité et la rapidité (on peut accéder en temps réel à son stock), cela avec une formation assez minime et un système à mettre en place peu coûteux. Ils présentent néanmoins un inconvénient majeur : ils sont en une seule dimension, et ne peuvent généralement pas faire circuler une grande quantité d’information (une petite combinaison de chiffres, qu’il s’agisse du standard européen EAN-13, ou du standard américain UPC).

C’est pour pallier cette limitation que les code-barres 2D sont apparus dès 1987. Les plus connus sont aujourd’hui les QR Code, inventés en 1994 par l’entreprise japonaise Denso Wave (qui, à ce jour, en détient encore la propriété intellectuelle), mais à l’image des code-barres 1D, il en existe de nombreuses variantes (Aztec code, PDF 417, Maxicode, DataMatrix…).

Pourquoi « QR » ? C’est l’acronyme de « Quick Response » : ce qui caractérise le QR Code, ce sont les trois petits carrés aux angles du code, qui permettent une vitesse accrue de reconnaissance quel que soit l’angle de capture. Suivant sa « densité », un QR Code peut encoder actuellement jusqu’à 4296 caractères alphanumériques. Un QR Code intègre un système élaboré de détection d’erreur, qui permet aux dispositifs de décoder des QR Codes dans des conditions non optimales (inclinaison, flou, morceaux manquants), ce qui est particulièrement utile dans leur usage quotidien !

Et les 2D-DOC, alors ?

Nous avons cité DataMatrix ; le format 2D-DOC a été conçu en dérivant de ce format, qui a des caractéristiques légèrement différentes du QR Code. On reconnaît un DataMatrix à son pattern en « L » sur les côtés du carré ; il présente l’avantage de pouvoir être imprimé dans des formats plus petits que les QR Code, c’est pourquoi on le retrouve souvent utilisé à des fins d’inventaire d’objets. On pourra le remarquer sur des notices de médicaments, des boîtes d’aliments, des écrans d’ordinateur…

Pour revenir au 2D-DOC, ce format est conçu comme un « Sceau digital visible » ; il a été proposé en 2012 par l’Agence Nationale des Titres sécurisés (ANTS). Ce qui le caractérise est qu’il intègre une signature électronique pour authentifier les informations qu’il contient (typiquement, une adresse et le nom d’une personne physique). Néanmoins, comme un certificat ne pourrait être complètement encodé à l’intérieur du code, il ne fait que référencer une autorité publiquement enregistrée (il y en a moins d’une dizaine en France). On va retrouver typiquement des 2D-DOC dans des factures d’opérateurs français (donnant à ces factures un statut de justificatif de domicile infalsifiable, les collectivités étant équipées de dispositifs pour authentifier ces codes), dans la nouvelle carte d’identité, et dans la première version des certificats COVID (celle qui était Française à l’origine).

Faut-il forcément un 2D-DOC pour authentifier des informations ?

Le fait que le certificat COVID européen, utilisant la signature électronique, soit un QR Code et non le 2D-DOC français initial, illustre parfaitement le fait qu’il est tout à fait possible d’intégrer un principe de signature électronique dans un QR Code. En fait, on pourrait simplifier en disant que l’atout du 2D-DOC, c’est essentiellement son écosystème existant (application smartphone existante, prise en charge chez des éditeurs partenaires…). Authentifier la signature d’un certificat Covid européen ne se fait pas magiquement : il a fallu mettre en place toute une chaîne de validation, des serveurs, des web services… pour pouvoir les mettre en œuvre. Le 2D-DOC est un standard franco-français ; pourra-t-il franchir nos frontières ? Rien n’est moins sûr.

Exploitation des QR code dans l’archivage électronique  

Maintenant que ces principes de base sont rappelés, ébauchons un panorama de l’utilisation possible des QR Code et/ou des 2D-DOC dans l’archivage électronique de documents.

A l’ingestion de documents

Supposons qu’on souhaite archiver un document comportant nativement un QR Code ou un 2D-DOC. Si la solution d’archivage est capable de décoder ces informations, elle peut l’exploiter de différentes façons :

• Le code peut encoder des métadonnées, ou un plan de classement, qui vont éviter une redondance d’informations dans un bordereau de dépôt distinct (le « Data Minimalism » a du bon !) ;
• S’il s’agit d’un code avec signature électronique, la solution peut éventuellement procéder à une vérification de cette signature, augmentant ainsi la valeur probante du document en enregistrant cette vérification dans le journal du système.

Lors de la communication de documents

Un document possède généralement un permalien dans le système d’archivage électronique. On peut alors encoder ce permalien dans un QR Code et :

• Proposer aux utilisateurs du système de copier/coller ce « QR code permalien » dans leurs documents « matérialisés » (support imprimé, slides Powerpoint diffusés dans une conférence…) pour renvoyer les lecteurs ou spectateurs au document archivé ;
• Voire apposer ce QR code permalien sur le document archivé et le rendre ainsi indissociable du système d’archivage. Il faut faire attention en mettant en œuvre une telle pratique qui altère le document, de ne pas modifier la valeur probante du document d’origine. Pour cela, on pourra par exemple garder le document d’origine intact et ajouter au lot d’archivage cette version « communicable » du document ;

De l’intérêt du QR code pour le versionnage de documents

Dans le contexte d’un système d’archivage électronique autorisant le versionnage de documents, le QR code peut être utilisé pour indiquer au lecteur si le document qu’il lit est bien « à jour » et le cas échéant, renvoyer vers la dernière version numérique du document !

Ainsi un opérateur lisant un manuel technique imprimé pourra vérifier si les informations qu’il lit sont les plus récentes sur le sujet.

Un avenir limité ?

Cela fait une dizaine d’années qu’on annonce régulièrement la mort prochaine du QR code, qui n’aurait plus d’intérêt dans un monde totalement digitalisé.

En effet, dans une société où toutes les informations pourraient circuler par transfert de fichiers entre terminaux numériques, et où le papier n’aurait plus sa place, il est clair qu’une telle façon d’encoder les données n’aurait plus d’intérêt.

Mais malgré des avancées permanentes (on peut citer la dématérialisation des factures de plus en plus encouragée par l’Etat) nous savons tous que ces conditions ne sont pas encore réunies, et on peut douter que cela soit le cas avant encore plusieurs années. Investir dans l’utilisation du QR code n’est donc certainement pas une mauvaise idée !

Mikaël Mechoulam