Dans le cadre de la dématérialisation des données des entreprises, la signature électronique devient vite de plus en plus populaire. La numérisation est aujourd’hui une problématique centrale qui peut s’avérer déterminante dans le traitement des données en interne. Les nouvelles normes encadrées par le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) renforcent ce besoin pour les entreprises de s’orienter vers des solutions qui garantissent le respect de l’authenticité des documents et la sécurité. Ces dernières sont, en effet, très nombreuses. Parmi elles, la signature dématérialisée gagne rapidement en crédit et popularité. Une hausse significative de l’usage de la signature électronique s’opère au sein des organisations.
Une dématérialisation accélérée dans le contexte du Covid-19
Dans le contexte sanitaire lié au Covid-19, la dématérialisation des données est un réel atout. Elle permet une limitation des contacts en présentiel tout en rendant les données plus accessibles aux personnes habilitées. En optimisant les échanges, elle apparaît comme un gain de temps et de sécurité. La popularisation de la e-signature grâce à la hausse du télétravail a transformé les usages : les solutions qui intègrent le respect des normes sanitaires sont dès lors privilégiées pour les entreprises. Le besoin d’optimiser la stratégie digitale est à l’origine également de ce changement. Peut-on dire que nous sommes passés d’une solution intéressante à une nécessité ? La question ne semble pas encore justifiée, cependant, cela devient de plus en plus pertinent et cela même au-delà de la situation sanitaire.
Signer électroniquement vos documents : des règles pour chaque étape
Une signature électronique doit respecter une réglementation pour être conforme. Pour cela, elle doit respecter trois grands principes : authenticité (document qui ne peut être modifié), visibilité (seules les personnes concernées par le document doivent pouvoir le consulter) et l’identification (chaque signataire doit être connu). Une e-signature ne fait pas foi seule dans la loi, toute signature doit être rigoureusement accompagnée et associée à un certificat électronique (valide entre 2 à 3 ans maximum). Toute vérification passée ce délai ne sera pas recevable. La signature électronique concerne deux parties au minimum autour d’un support numérique accessible. On procède alors de la manière suivante : certification de l’identité, transmission du document numérique et validation du contenu. Le rapport de validation, intégré dans le scellement de l’archive, sert de preuve pour la validité de la signature lors du processus d’archivage du document concerné.
Le règlement eIDAS (Electronic Identification And Trust Services) intègre deux nouveaux services qui concernent la validation et la préservation des signatures électroniques. Il distingue quatre types de signature électronique qui varient surtout selon un niveau de sécurité. Pour l’international, concernant la réglementation en cas de document signé électroniquement, chaque état possède ses propres conventions (en dehors de l’UE qui applique le règlement eIDAS entre tous les états membres). D’où l’établissement d’un cadre légal commun entre parties pour la valeur probatoire du dit document.
Quels enjeux et objectifs autour de la signature électronique pour les entreprises ?
D’après une enquête menée par le magazine Archimag en 2020 sur un panel de 136 organisations françaises « 39 % d’entre elles utilisent déjà la signature électronique depuis une ou plusieurs années ». Parmi celles-ci, « elles sont 19 % à vouloir s’en équiper cette année et 24 % à l’envisager pour les années à venir ». Concernant ce panel d’entreprises citées, chacune relève plusieurs avantages quant à l’utilisation de la signature électronique : « le délai raccourci pour faire signer plusieurs parties s’imposant en première place (48 %) devant l’opportunité de supprimer le papier (43 %), la rapidité et la sécurité juridique (38 %), ou encore la simplicité (23 %) ».
Les enjeux pour l’avenir autour de la signature électronique sont forts, dans les bonnes conditions de traitement des données et de mise en place du cadre de conformité, la signature électronique, tout comme la dématérialisation de manière plus générale, va permettre de garantir l’authenticité et l’intégrité du document en question. En effet, un document numérique moins mobile qu’un document manuscrit dans l’espace et le temps est et sera plus facilement transmissible et récupérable par une personne morale ou physique. La préservation du contenu du document sera facilitée. Tout document signé électroniquement dans le cadre d’application est recevable juridiquement : d’un point de vue administratif et légal, le document concerné a une valeur juridique identique à tout autre. Tout comme une signature standard, signer un document électroniquement marque l’identité d’un signataire et aussi la validité d’un document qui ne serait probablement pas recevable sans la signature. Toute signature ne peut être dupliquée ou modifiée une fois reconnue et archivée. Concernant les besoins spécifiques des entreprises, la solution d’archivage Arcsys intègre un module, SignatureValidator, dédié à la vérification de signatures électroniques fournies par le service versant.
Etienne VALADE