Les termes SAE, ECM, GED et CFN sont fréquemment utilisés dans le domaine de la gestion de l’information, mais ils désignent cependant des concepts distincts.
- SAE (Système d’Archivage Electronique) : Un SAE est une solution logicielle conçue pour conserver des documents électroniques de manière sécurisée et pérenne, garantissant leur intégrité (ou valeur probante), leur authenticité et leur accessibilité sur le long terme.
- ECM (Enterprise Content Management) : L’ECM est également une solution logicielle qui englobe les stratégies, méthodes et outils utilisés pour capturer, gérer, stocker, préserver et diffuser les contenus et documents numériques liés aux processus organisationnels.
- GED (Gestion Électronique des Documents) : La GED concerne la gestion numérique des documents, incluant leur création, modification, stockage, diffusion et archivage, facilitant ainsi l’accès et le partage de l’information au sein d’une organisation.
- CFN (Coffre-fort numérique) : Un coffre-fort numérique est un service qui doit être sécurisé pour archiver, indexer et retrouver des fichiers ou objets numériques sensibles : documents administratifs, factures, relevés, contrats, photos, vidéos etc. Ce service peut être accessible en ligne par Internet. Un coffre-fort numérique désigne également un composant de stockage d’un système d’archivage électronique (SAE d’où parfois la confusion créée entre ses deux solutions).
SAE, GED, ECM : pourquoi la confusion ?
La confusion entre SAE, GED et ECM provient de leur objectif commun : la gestion de l’information au sein des organisations : entreprises comme administrations. Cependant, leurs fonctions diffèrent. La GED se concentre sur la gestion quotidienne des documents, facilitant leur création, la modification et le partage. L’ECM englobe une approche plus large, intégrant la fonction GED, mais aussi d’autres composants tels que la gestion des enregistrements, la gestion des workflows et la partie collaborative. Le SAE, quant à lui, se spécialise dans l’archivage à long terme des documents et objets électroniques (Digital preservation), garantissant leur conservation sécurisée conformément aux réglementations en vigueur localement (AFNOR) ou internationale (eIDAS). La confusion s’accentue lorsque des solutions ECM prétendent intégrer des fonctionnalités de GED et de SAE, brouillant ainsi les frontières entre les différents systèmes. Il est donc crucial de bien comprendre les spécificités de chaque système afin d’échapper une confusion savamment entretenue par les messages marketing des éditeurs anglo-saxons qui n’hésitent pas à marteler que leurs solutions logicielles remplissent l’intégralité des fonctions précitées.
Ce que doit faire un ECM
Un ECM doit offrir une gestion complète du cycle de vie des contenus, depuis leur création jusqu’à leur archivage ou leur destruction. Il doit permettre la capture de divers types de contenus ou objets (documents, emails, images, vidéos, etc.), leur classification, leur stockage, et leur diffusion contrôlée. L’ECM vise à améliorer la productivité en entreprise, il facilite une collaboration rapide entre les utilisateurs, en proposant des outils de workflow pour automatiser les processus métiers. L’ECM est au cœur de la politique de data management des organisations et doit à ce titre s’interfacer dans le SI avec les applications métiers (CRM, ERP, Messageries, etc.). Mis à la disposition, de très nombreux utilisateurs interne ou externe, plus que le SAE l’ECM se doit de fournir des temps de réponses et de consultation très performants. Enfin, un ECM efficace doit offrir des fonctionnalités de recherche avancées, permettant un accès rapide et pertinent aux informations nécessaires.
Ce que fait un système d’archivage en comparaison d’un ECM
Un Système d’Archivage Électronique (SAE) se distingue d’un ECM par sa focalisation sur la conservation à long terme des documents et objets numériques. Par défaut, on pense document mais l’objet peut-être : un log, un calcul, une piste fiscale, etc. le SAE garantit l’intégrité, l’authenticité et la pérennité des objets archivés, en conformité avec des normes strictes ou des obligations d’intégrité. Le SAE assure également la traçabilité des accès et des éventuelles modifications, offrant un audit complet de l’historique des documents (Document de preuve). Contrairement à l’ECM, le SAE est principalement orienté vers le stockage sécurisé et la préservation des documents, plutôt que leur gestion active ou leur diffusion. Cependant, une intégration harmonieuse entre un ECM et un SAE offre aux organisations une solution complète, couvrant à la fois la gestion active des documents et leur archivage sécurisé.
Voici un tableau synthétique comparatif des approches, avec l’archivage mis en évidence :
| Fonctionnalités | Sauvegarde | Stockage | HSM (Stockage Hiérarchique) | Archivage | Documentaire |
| Expression du besoin | Exploitant | Exploitant | Exploitant | Archiviste, Maitrise d’ouvrage, Risk Manager | Utilisateurs finals, Système départemental |
| Objectif | Prévention des sinistres et des erreurs humaines | Dépôt de données | Réduction des coûts | Conservation, Prévention du risque | Productivité, Confort utilisateur |
| Conservation | < à 1 an | / | Durée de vie de l’application amont | Très long terme, Indépendance aux applications amonts | Documents vivants, Propriétaire |
| Pérennité | Non | Non | Non | Oui | Non |
| Valeur probante | Non | Non | Non | 90% des cas | Non |
| Moyens de recherche | Non | Non | Non | Métadonnées | Métadonnées ou Plein Texte |
Bien que les termes SAE, ECM et GED soient parfois utilisés de manière interchangeable, ces solutions logicielles proposent des fonctions distinctes dans la gestion de l’information. Le SAE se concentre sur l’archivage sécurisé et pérenne des documents, l’ECM sur la gestion globale et complète des contenus engageants de l’organisation, et la GED sur la gestion électronique des documents. Comprendre ces distinctions est essentiel pour mettre en place une stratégie efficace de gestion de l’information, en choisissant les outils adaptés aux besoins spécifiques de l’organisation.
« Tous les oppose fonctionnellement, mais les nouveaux usages les font inévitablement converger »
En 2025, vous sera présentée une version enrichie de notre solution logicielle ARCSYS. Cette version avancée intégrera de nouvelles fonctionnalités permettant de couvrir 100 % des caractéristiques des produits logiciels de gestion de contenu décrits ci-dessus. De la capture des objets numériques jusqu’à leur archivage, en passant par leur intégration dans les workflows métiers, ARCSYS réunira toutes les capacités d’un ECM, d’une GED, d’un SAE et d’un CFN en une seule solution.
Que ce soit en mode On-Premise ou SaaS, ARCSYS sera la synthèse parfaite d’un outil moderne de gestion et d’archivage de contenu, garantissant une prise en charge complète du cycle de vie de l’information. Cette évolution reflète notre engagement à répondre aux besoins des organisations qui souhaitent optimiser la gestion de leurs contenus tout en respectant les normes et exigences de conservation sur le long terme.