Chez Smals, une organisation belge consacrée aux services informatiques pour le secteur public, l’archivage numérique est devenu une solution déterminante pour répondre aux besoins croissants des institutions publiques. Cette présentation détaille la mise en place d’une plateforme mutualisée, les défis rencontrés, et les solutions techniques choisies pour gérer un volume croissant de données numériques.
Contexte de la mise en place de la plateforme
Le projet débute avec l’Office National de Sécurité Sociale (ONSS), une institution centrale en Belgique responsable de la gestion des déclarations sociales électroniques. Ces fichiers, générés sous format XML, représentent 100 millions d’échanges par an avec une croissance de 10 % chaque année.
Initialement, l’objectif était de réduire les coûts logistiques tout en assurant la sécurité juridique des déclarations. Cependant, l’accumulation massive de données depuis 2003 a imposé une réflexion sur une solution d’archivage plus robuste et centralisée.
Transition vers une plateforme mutualisée
En 2015, Smals amorce une transformation du projet initial, destiné à une seule institution, vers une plateforme partagée entre plusieurs institutions publiques. Ce modèle repose sur une infrastructure unique et des silos d’information permettant de préserver la confidentialité des données.
- En 2017, le projet passe en production avec l’ONSS comme premier client.
- D’autres institutions s’intègrent progressivement, avec actuellement 6 institutions connectées et 5 autres en cours d’intégration.
Aujourd’hui, la plateforme gère 480 millions d’objets archivés pour un total de 81 To de données, tout en continuant à évoluer.
Fonctionnalités principales de la plateforme
- Archivage probant et sécurisé : Les documents numériques, qu’ils soient des PDF, vidéos ou autres formats, sont archivés selon des normes rigoureuses.
- Multiclients et centralisation : Une seule infrastructure, partagée mais sécurisée, est ouverte aux institutions publiques fédérales et régionales.
- Consultation en ligne : Les archives sont accessibles directement via des portails publics ou des applications métier. Par exemple, les citoyens belges peuvent consulter leurs prévisions de pension ou leurs documents administratifs en ligne.
Cette fonctionnalité de consultation directe a permis de valoriser les archives, les rendant indispensables aux processus métiers tout en réduisant les coûts liés à la duplication des fichiers dans d’autres systèmes.
Défis techniques rencontrés
- Gestion des métadonnées :
- La définition et l’utilisation des métadonnées doivent équilibrer leur utilité et le coût qu’elles induisent.
- Un client initialement ambitieux a simplifié son modèle de 30 à 15 métadonnées génériques pour réduire la complexité.
- Migration de stockage :
- Le remplacement régulier des supports de stockage (tous les 5-6 ans) implique des migrations lourdes et coûteuses.
- La dernière migration a duré 18 mois, posant des défis en termes de planification et de ressources.
- Volumétrie et performances :
- L’identification des formats avec PRONOM a provoqué des ralentissements significatifs en production, surtout pour les fichiers compressés ou de grande taille.
- Le test de fonctionnalités sur de grandes volumétries reste complexe et onéreux.
Impact et bénéfices
- Optimisation des coûts : En réduisant les besoins de stockage redondant dans les systèmes métier, la plateforme est reconnue comme une solution d’économie énergétique.
- Soutien aux processus métiers : Les archives ne sont plus perçues comme un simple coût juridique, mais comme une ressource valorisée.
- Évolution continue : Le système est conçu pour s’adapter progressivement aux besoins croissants, tout en conservant une flexibilité pour intégrer de nouvelles institutions.
Conclusion de la présentation
La plateforme mutualisée développée par Smals montre comment une solution d’archivage électronique peut répondre aux besoins variés des institutions publiques tout en valorisant les archives pour des usages opérationnels. Grâce à une approche modulaire et évolutive, Smals a réussi à concilier exigences juridiques, contraintes techniques et ambitions économiques, offrant ainsi une solution pérenne et adaptable pour le secteur public belge.