Dans cette présentation, Marion Ville, du programme Vitam, expose les outils utilisés au sein du réseau des archives publiques françaises pour faciliter la collecte et l’archivage des documents bureautiques.
1 – Le contexte des archives publiques en France
En France, l’archivage des documents produits par l’administration publique est encadré par un réseau structuré :
- Le Comité Interministériel des Archives de France définit les grandes orientations stratégiques en matière d’archives publiques.
- Le Service Interministériel des Archives de France (SIAF), rattaché au ministère de la Culture, assure la coordination et l’évaluation des actions de l’État en matière d’archivage, à l’exception des archives du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères ainsi que de celles de l’armée, qui disposent de leur propre autonomie.
2 – Le programme Vitam
Le programme Vitam est un système d’archivage électronique financé par plusieurs ministères (Culture, Affaires étrangères, Armée). Il vise à structurer et moderniser la gestion des archives publiques en garantissant leur pérennité et leur accessibilité.
3 – Les défis de l’archivage électronique
Les services d’archives publiques rencontrent deux défis majeurs :
- Le traitement des données : Il est essentiel d’archiver et de retrouver rapidement les documents dans un volume d’informations croissant.
- Le versement des archives : Les documents archivés doivent respecter le standard SEDA (Standard d’Échange de Données pour l’Archivage) et être intégrés sous le format XML SEDA.
4 – Les outils d’archivage présentés
Archifiltre-Docs
Développé en 2019 par la Mission Archives des ministères sociaux, cet outil permet de visualiser et organiser les arborescences de fichiers. Il aide à trier, décrire, enrichir et identifier les documents éliminables avant leur archivage définitif.
ReSIP
Créé par le programme Vitam et disponible en Open Source, ReSIP permet d’importer, traiter et exporter des SIP (paquets d’informations soumis à l’archivage), offrant ainsi une solution avancée par rapport aux anciens outils qui servaient principalement à effectuer des tests.
Octave
Développé par le Service Interministériel des Archives de France, Octave facilite la constitution de versements d’archives bureautiques. Il est spécifiquement conçu pour répondre aux besoins des archives publiques territoriales.
5 – Démonstration et conclusion
La présentation se termine par une démonstration des trois outils en action, illustrant comment ils permettent de collecter, organiser et intégrer efficacement les archives publiques.
En conclusion, des solutions comme Archifiltre-Docs, ReSIP, Octave et d’autres outils d’archivage électronique permettent aux archivistes de répondre aux exigences réglementaires tout en respectant les standards en vigueur. Ces solutions offrent différentes approches adaptées aux besoins des professionnels de l’archivage.