Le calcul du prix d’un document archivé est une équation à multiples facteurs, c’est pourquoi on ne tentera pas de vous proposer un prix mais on se contentera d’inventorier les principaux facteurs qui l’influencent.
Indiscutablement, le premier d’entre eux est le volume. Une plateforme d’archivage nécessite une infrastructure et une organisation qui ne peuvent aboutir à un prix raisonnable que si le dénominateur de l’équation, c’est à dire le volume, est important. Il est ainsi possible de trouver un facteur de 1 à 1000 parmi les prix qui circulent sur le marché.
Le savoir-faire est le facteur suivant. Il faudra parvenir à mettre en place une organisation efficace, massifier les traitements, réduire drastiquement les opérations humaines, adapter l’infrastructure tout en maitrisant les risques, respecter les règlementations. Tout ceci ne s’improvise pas.
Puisque volume et savoir-faire sont les deux clés de l’équation, il convient très tôt à ceux qui n’ont pas l’un ou pas l’autre de se poser la question cruciale : dois-je le faire ou le faire faire ? Les prestataires du marché ont évidemment la même logique de volume et devraient être à même de proposer des prix attractifs pour tous, ce qui n’est pas nécessairement le cas.
Le corollaire au volume est le stockage. Il n’existe aucune raison pour que le prix du stockage d’une archive soit supérieur au prix d’une copie de sauvegarde. Le stockage est un composant passif, rapidement obsolète et sans aucune plus-value en archivage, mais pourtant toujours source de dérives dans les coûts. A noter aussi que certains formats ont le pouvoir de dédupliquer certaines parties du document réduisant ainsi drastiquement leur volume.
Vient ensuite la « valeur probatoire ». C’est parce que cette notion est absconse qu’elle peut être la source de multiples abus. Il convient d’analyser les risques encourus et ne pas surestimer les dépenses engagées pour couvrir le risque. Il existe des solutions appropriées pour se conformer aux obligations règlementaires sans engager pour cela une débauche de moyens. La valeur probatoire ne doit représenter au final qu’une faible fraction du coût de l’archive.
Enfin, le prix du logiciel de gestion des archives se doit de ne représenter qu’une part infime de l’équation.
La conservation des documents doit être vue comme une brique de base, unifiée pour toute l’entreprise, qui adresse de multiples besoins. C’est également en recherchant et éliminant d’autres applications qui rendent un service partiel et connexe que l’on parvient à réduire les coûts car les archives sont fréquemment stockées à de multiples niveaux.
Dominique LHOPITAL